1. Kartlegg hvordan de ansatte bruker dagens lokaler
Gjennom både observasjon og samtaler med de ansatte, får du et godt bilde av hvordan dagens lokaler brukes, og hva slags behov de ansatte har for å utføre jobben sin på best mulig måte. Ofte oppdager man at lokalene ikke samsvarer med behovet, noe som er viktig å avdekke så tidlig som mulig i flytteprosessen.
2. Involver de ansatte i prosessen
Som leder kan det kanskje være lett å tenke at du skal skåne de ansatte mest mulig i prosessen, og gjøre mest mulig selv. Da kan du imidlertid også gå glipp av veldig mange gode innspill. Dersom alle tas med på råd, øker sjansen for at de nye lokalene blir utformet slik at de ansatte trives.
3. La en av de ansatte bli ansvarlig for prosessen internt
I en flytteprosess kan det bli mange kommunikasjonslinjer og mange spørsmål som skal besvares, både internt og eksternt. Da kan det være lurt å involvere en sentral person blant de ansatte, som får et ekstra koordineringsansvar. Slik sikrer du at informasjonen går gjennom et fast ledd, og gjør det også lettere for de ansatte å få formidlet sine ønsker og behov.
4. Gjennomgå alt av kontrakter og avtaler
Det er kjedelig å betale dobbelt for tjenester andre leverer. I god tid bør du derfor ta en gjennomgang av alle avtaler som følger med de eksisterende lokalene, og de du har behov for i de nye lokalene, slik som strøm, bredbånd og lignende. Sørger du for å si opp og opprette avtaler i henhold til avtaler og vilkår, bør det la seg gjøre å avvikle flyttingen uten å betale for samme tjeneste til flere aktører samtidig.
5. Tenk fem år frem i tid
Noe av det kjedeligste man kan oppleve etter å ha flyttet til nye lokaler, er å oppdage at man ikke har tenkt langt nok fram i tid, og dermed også ikke tilpasset de nye lokalene med tanke på vekst. Gjennomgå ulike scenarioer med sentrale personer i virksomheten, og legg en plan for hvordan dere kan opprettholde produktiviteten og trivselen selv med flere ansatte i lokalene.
6. Behold, gjenbruk eller kast?
Når alt i utgangspunktet skal pakkes ned, flyttes og pakkes opp, får man ofte også et veldig bevisst forhold til hva som faktisk er nødvendig å ha med videre. Ikke rent sjelden ser vi at utstyr som er plassert på et lager, og ting hver enkelt ansatt oppbevarer på sitt eget kontor/kontorplass, gjerne burde vært kastet for lengst. Det er derfor på sin plass å ta en kritisk gjennomgang av både møbler og utstyr, med tanke på hva som skal beholdes, leveres for gjenbruk eller kastes.
7. Etabler en langsiktig miljøprofil
Stadig flere bedrifter ønsker å ta et aktivt miljøansvar, noe som enklest gjøres i forbindelse med anskaffelser og avhendinger. En flytteprosess er en glimrende mulighet til å etablere en ekstra bevissthet rundt hva som skal kjøpes og kastes, og en langsiktig policy for hvordan bedriften kan senke det generelle forbruket.
Les om kontorflytting eller bedriftflytting her